Schlussrechnung Umsatzsteuer Beispiel Essay

Der gesetzliche Normalfall ist eindeutig: Zahlung erst nach vollständiger Leistung. Doch in der Praxis – nicht nur bei Bauleistungen – sind Abschlagszahlungen häufig. Auch viele Freiberufler arbeiten erst nach einer Vorschusszahlung, um eine gewisse Sicherheit zu haben.

Abschlagsrechnungen haben sowohl für das zahlende Unternehmen, aber auch für den Empfänger Vorteile. Es muss nicht auf einen Schlag eine hohe Summe entrichtet werden und das leistende Unternehmen erhält schneller Geld.

Natürlich gilt: Auch für Vorschüsse und Teilzahlungen müssen Rechnungen erstellt werden – Abschlagsrechnungen. Nachstehend wird anschaulich erklärt, was genau Abschlagsrechnungen sind und was sie enthalten müssen.


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Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung, die vor Erbringung der ganzen Leistung gestellt wird. Sie wird für den Teilbetrag einer Leistung oder Ware erstellt. Als reiner Vorschuss hat eine Abschlagszahlung dagegen hauptsächlich eine vertrauensbildende Wirkung. Besonders bei Bauleistungen spielen Abschlagsrechnungen eine wichtige Rolle. Denn die Leistungen von Bauunternehmern haben in der Regel einen hohen Wert und sie erstrecken sich über lange Zeiträume. Es ist klar, dass der Bauunternehmer für seine Teilleistungen auch möglichst schnell Teilzahlungen erhalten möchte. Als Grundlage für die Abschlagsrechnung dient ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung.

 

 

Andere Bezeichnungen

Für Abschlagsrechnungen oder Abschlagszahlungen werden oft auch andere Bezeichnungen oder Abkürzungen verwendet (eine Teilrechnung dagegen ist etwas anderes, dazu später). Beispiele für Alternativbezeichnungen dieser Art von Abrechnung:

 

  • Akontozahlung
  • A-Conto-Zahlung, Per-Conto-Zahlung
  • a conto, per conto
  • Abkürzungen: a/c oder a c

 

 

Abschlagszahlungen und Vorschüsse laut Gesetz

Wie bereits gesagt: Abschlagszahlungen sind – gesetzlich gesehen – die Ausnahme. In der Regel wird die Zahlung erst nach Erbringen einer Leistung oder dem Abschluss einer Lieferung fällig. Für bestimmte Fälle sieht das Gesetz aber vor, dass der Leistende Vorschüsse beziehungsweise Abschlagszahlungen verlangen darf. Beispiele:

 

Leistungen, BerufsgruppenRechtsgrundlage für Abschlagszahlungen
Werkvertrag (allgemein)§ 632a BGB
Auftrag (allgemein)§ 669 BGB
Bauleistungen§ 16 VOB B
Rechtsanwälte§ 9 RVG
Architekten, Ingenieure§ 8 HOAI

 

Soweit das Gesetz einen Anspruch auf Abschlagszahlungen vorsieht – oder diese vertraglich vereinbart wurden – können auch Abschlagszahlungen auf Grundlage einer Abschlagsrechnung abgemahnt werden, wenn der Empfänger der Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt.

 

 

Abschlagszahlungen bei Werkverträgen

Abschlagsrechnungen über Vorschüsse werden oft bei Aufträgen über Leistungen von Freiberuflern erstellt. Sie spielen insbesondere bei Werkverträgen eine praktisch wichtige Rolle. Aber was ist überhaupt ein Werkvertrag? Am besten erklärt man diesen Vertrag, indem man diesen mit dem Kauf- und dem Dienstleistungsvertrag vergleicht:

 

WerkvertragDienstleistungsvertragKaufvertrag
Hier wird ein Werk geschuldet, also ein Tätigwerden, das zu einem bestimmten Ergebnis führt.Hier wird nur die Arbeit an sich geschuldet, also das bloße zeitlich bemessene Tätigwerden. Auf das Ergebnis kommt es nicht an.Geschuldet wird hier nur ein Ergebnis, zum Beispiel eine fertige Ware. Auf das Herstellen kommt es nicht an.

 

 

Besonderheiten bei Bauleistungen: die VOB

Die Leistungen von Bauunternehmern sind im rechtlichen Sinne klassische Werkverträge. Weil diese sehr häufig sind und es meist um große Summen geht, gibt es hierfür besondere Regelungen. In § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B) ist der Umgang mit Abschlagszahlungen für Bauleistungen explizit geregelt.

 

Beachte: Die VOB ist kein Gesetz. Diese Ordnung gleicht eher Allgemeinen Geschäftsbedingungen, deren Geltung die Vertragsparteien vereinbaren können. In der Praxis geschieht dies sehr häufig.

 

 

Abschlagsrechnung nach VOB

Damit der Auftraggeber prüfen kann, ob mit den einzelnen Abschlagsrechnungen wirklich erbrachte Leistungen berechnet werden, gilt gemäß § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB B Folgendes:

 

  1. Die Abschlagsrechnung muss der Höhe des Werts der jeweiligen Leistung entsprechen.
  2. Die Abschlagsrechnung muss die Umsatzsteuer ausweisen
  3. Die Abschlagsrechnung muss eine nachprüfbare Aufstellung der abgerechneten Leistungen enthalten.

 

 

Nicht vergessen: die Aufstellung

Die Aufstellung der einzelnen Leistungen spielt bei der Abschlagsrechnung im Bauwesen eine ganz besondere Rolle. Wenn diese fehlt, hat der Bauunternehmer keinen Anspruch auf Zahlung. Die VOB gibt dem Auftraggeber 21 Tage Zeit, die abgerechneten Leistungen zu prüfen. Erst nach Ablauf dieser 3-Wochen-Frist wird der Anspruch auf Zahlung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB B).

 

 

Wie hoch dürfen Abschläge berechnet werden?

Zu der Höhe von Abschlagszahlungen gibt es keine rechtlichen Vorschriften – nur bei Geltung der VOB gilt, dass der Wert der einzelnen Teilleistungen maßgeblich ist. Im Übrigen gilt die Vertragsfreiheit. Im Allgemeinen werden Kunde und Unternehmer vorher vereinbaren, welche Abschlagszahlungen in welcher Höhe geleistet werden sollen.

 

Wichtig: Abschlagszahlungen bzw. Teilzahlungen stehen in der Regel unter dem Vorbehalt der endgültigen Rechnung (Schlussrechnung, Endrechnung).

 

 

Zu welchem Zeitpunkt können Abschlagsrechnungen erstellt werden?

Auch über den Zeitpunkt von Abschlagszahlungen schweigt das Gesetz. Das heißt: Auch hier kommt es auf dein Verhandlungsgeschick an. Eine erste Teilzahlung oder ein Vorschuss nach Auftragsvergabe ist oft üblich, besonders bei Freiberuflern. Bei Verträgen über Bauleistungen spielen die einzelnen Teilleistungen eine Rolle. Dann richten sich die Abschlagsrechnungen danach, wann diese Teilleistungen erbracht wurden.

 

 

Die Bilanzierung von Abschlagsrechnungen

Wo werden Abschlagszahlungen in der doppelten Buchhaltung vermerkt? Im Rahmen der Bilanzierung von Abschlagzahlungen können verschiedene Konten verwendet werden:

 

Verbuchung beim UnternehmerVerbuchung beim Auftraggeber
  • Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen (§ 266 Abs. 3 C Nr. 3 HGB)
  • Vorräte an unfertigen (Bau-)Leistungen (§ 266 Abs. 2 B I Nr. 2), wenn die Zahlungen auf Teilleistungen erbracht wurden
  • Geleistete Anzahlungen (§ 266 Abs. 2 B I Nr. 4 HGB)

 

 

Was muss eine Abschlagsrechnung enthalten?

Die Pflichtangaben für Rechnungen ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Da eine Abschlagsrechnung eine voll gültige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG), muss sie auch die Pflichtangaben für normale Rechnungen enthalten. Diese sind:

 

  • Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers,
  • deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Rechnungsdatum,
  • eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer,
  • die Waren- bzw. Leistungs-Bezeichnung,
  • der Lieferungs- bzw. Leistungs-Zeitpunkt,
  • das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, Steuersatz und der Steuerbetrag.

 

 

Besonderheiten bei Abschlagsrechnungen

Über die üblichen Pflichtangaben für Rechnungen solltest du bei jeder Abschlagsrechnung folgende Punkte beachten:

 

  • Eine Abschlagsrechnung muss auch als solche bezeichnet werden.
  • Zu jeder Abschlagsrechnung gehört eine Schlussrechnung beziehungsweise Endrechnung.

 

 

Einfach oder kumulativ?

Wenn du mit einem Vertragspartner Abschlagszahlungen vereinbarst, musst du dich entscheiden, ob du einfach oder kumulativ abrechnen willst. Der Unterschied:

 

Einfache AbschlagsrechnungKumulative Abschlagsrechnung
  • Berechnung von Teilleistungen durch einzelne Abschlagsrechnungen
  • Mit der Schlussrechnung werden die dann noch offenen Teilleistungen berechnet.
  • Mit jeder Abschlagsrechnung werden alle bis dahin erbrachten Leistungen abgerechnet.
  • Bereits gezahlte Beträge (aus vorherigen Abschlagsrechnungen) werden abgezogen.

 

Der Vorteil von kumulativen Rechnungen: Hier sieht der Empfänger sofort, welche Leistungen bereits erbracht wurden. Dafür muss er keine anderen Rechnungen heranziehen.

 

 

Abschlagsrechnung oder Teilrechnung?

Abschlagsrechnung oder Teilrechnung? Auf den ersten Blick sind dies nur zwei verschiedene Bezeichnungen für dieselbe Rechnungsart. Doch für die Gewährleistung und die Umsatzsteuer kann der Unterschied erheblich sein.

 

 

Der entscheidende Unterschied

Die Teilrechnung hat dieselben rechtlichen Auswirkungen (zum Beispiel in Bezug auf Gewährleistungsfristen) wie eine Schlussrechnung (Endrechnung). Sie wird deshalb oft auch als Teilschlussrechnung bezeichnet. Sie ist im Gegensatz zur Abschlagsrechnung abschließend.

 

  • Mit der Teilrechnung werden eine oder mehrere Teilleistungen abgerechnet, die bereits vollständig erbracht wurden.
  • Mit der Abschlagsrechnung wird ein prozentualer Anteil der Gesamtsumme gefordert – vor der kompletten Fertigstellung.

 

 

Umsatzsteuer in Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen

Besonders in puncto Umsatzsteuer gibt es bei Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen Differenzen, die sich auf die Abfuhrpflicht der Umsatzsteuer an das Finanzamt beziehen. Dieser Aspekt ist wichtig für die Umsatzsteuervoranmeldung.

 

  • Teilrechnung: Die Umsatzsteuerabfuhrpflicht entsteht mit Ende des Voranmeldezeitraums, in dem die Teilleistung erbracht wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 UStG).
  • Abschlagsrechnung: Die Umsatzsteuerabfuhrpflicht entsteht mit Ende des Voranmeldezeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt (also gezahlt) wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG).

 

Tipp: Prüfe bei eingehenden Rechnungen immer, ob es sich wirklich um eine Teilrechnung oder eine Abschlagsrechnung handelt. Auf die Bezeichnung, die der Aussteller gewählt hat, kommt es letztlich nicht an. Denn im Recht gilt der Grundsatz falsa demonstratio non nocet: Eine falsche Bezeichnung ist unerheblich.

 

 

Die häufigsten Fehler bei Abschlagsrechnungen

Bei Abschlagsrechnungen kommt es – wie bei anderen Rechnungen auch – immer wieder zu Fehlern. Es ist gut, wenn man weiß, wo die häufigsten Fallen liegen. Diese sechs Fehler kommen besonders oft vor:

 

  1. Wichtige Pflichtangaben für Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG), die auch für Abschlagsrechnungen gelten, werden vergessen.
  2. Falsche Bezeichnung der Abschlagsrechnung als Teilrechnung (und umgekehrt).
  3. Die Aufstellung bei Abschlagsrechnung für Bauleistungen (§ 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB B) ist fehlerhaft oder fehlt vollständig.
  4. In der Schlussrechnung (Endrechnung) bei Bauleistungen gibt es Widersprüche zu den Aufstellungen in den Abschlagsrechnungen.
  5. In der Schlussrechnung werden Anzahlungen nicht korrekt berücksichtigt.
  6. Abschlagszahlungen werden in der Endrechnung nur als Brutto-Beträge angegeben. Die Umsatzsteuer ist nicht auf den ersten Blick ersichtlich.

 

 

Praxisbeispiel

Hier ein Beispiel aus der Praxis: Auftraggeber und Unternehmer vereinbaren ein Entgelt von insgesamt € 10.000. Vor der Endrechnung soll der Auftraggeber zwei Abschlagszahlungen leisten (€ 3.000 und € 5.000).

 

 

Erste Abschlagsrechnung

Am 25. Mai stellt der Unternehmer die erste Abschlagsrechnung über € 3.000 aus. Der Auftraggeber zahlt am 15. Juni. Er behält 10 Prozent als Sicherheit für die Erbringung der endgültigen Leistung ein.

 

1. Abschlagsrechnung, 25.05.16gezahlt
Leistungnetto€ 3.000,-€ 2.700,-
Umsatzsteuer19 %€ 570,-€ 513,-
Rechnungsbetragbrutto€ 3.570,-€ 3.213,-

 

 

Zweite Abschlagsrechnung

Die zweite Abschlagsrechnung stellt der Unternehmer am 26. Juli. Der Auftraggeber zahlt am 10. August. Wieder behält er einen Betrag von € 300 netto plus € 57 Umsatzsteuer ein, diesmal wegen Mängeln der Zwischenleistung.

 

2. Abschlagsrechnung, 26.06.16gezahlt
Leistungnetto€ 5.000,-€ 4.700,-
Umsatzsteuer19 %€ 950,-€ 893,-
Rechnungsbetragbrutto€ 5.950,-€ 5.593,-

 

 

Schlussrechnung

Am 23. August erstellt der Unternehmer die Schlussrechnung. Hier werden die bereits bezahlten Beträge berücksichtigt.

 

Schlussrechnung, 23.08.16nettoUStbrutto
Vereinbarte Leistung€ 10.000,-€ 1.900,-€ 11.900,-
Ausgeführte Leistungen€ 10.000,-€ 1.900,-€ 11.900,-
abzgl. 1. Abschlagszahlung€ 2.700,-€ 513,-€ 3.213,-
abzgl. 2. Abschlagszahlung€ 4.700,-€ 893,-€ 5.593,-
Verbleibende Restzahlung€ 2.600,-€ 494,-€ 3.094,-

 

 

Besonders wichtig: die Umsatzsteuer

Auf diesen Punkt kommt es bei Abschlagsrechnungen und Endrechnungen entscheidend an: die Umsatzsteuer. Achte bei jeder Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Endrechnung darauf, die Umsatzsteuer zu jedem Posten gesondert auszuweisen! Damit ersparst du dir viel Ärger bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Gerade bei Abschlagszahlungen und Teilzahlungen kommt es häufig zu Fehlern, die zum Beispiel eine doppelte Berechnung von Umsatzsteuer zur Folge haben.

 

 

So geht’s ganz einfach: Abschlagsrechnungen per Mausklick

Ob Abschlagsrechnung oder Teilrechnung: Auch hier hilft leistungsfähige Buchhaltungssoftware, bei der du nur die jeweils relevanten Daten eingeben musst. Die Formulierung der Rechnung übernimmt Kollege Computer. Gute Software für die Erstellung von Rechnungen berücksichtigt auch die Besonderheiten bei Bauleistungen (VOB). So wirst du zum Beispiel automatisch daran erinnert, jeder Abschlagsrechnung eine Aufstellung beizufügen. Rechnungssoftware macht dir die Erstellung von Abschlagsrechnungen einfach – und vermeidet Fehler schon im Vorfeld.

 

Recht + Steuern - 04.09.2013

Steuer aktuell Schlussrechnung: So wird sie prüfungssicher

Im Handwerk ist es nicht unüblich, dass die Kunden Anzahlungen und Teilleistungen bezahlen und bei Beendigung der Handwerksleistungen eine Schlussrechnung bekommen. Und genau für diese Schlussrechnung interessiert sich das Finanzamt besonders.

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Im Fokus steht dabei die Umsatzsteuer aus der der Anzahlung beziehungsweise aus den Teilleistungsrechnungen. Diese Umsatzsteuer muss in der Schlussrechnung nämlich nochmals erwähnt werden. Ist das nicht der Fall, schuldet der Handwerker die Umsatzsteuer doppelt.

Beispiel für falsche Schlussrechnung

Ein Kunde bezahlt für Teilleistungen 2 Mal jeweils 20.000 Euro zuzüglich 3.800 Euro Umsatzsteuer. Die Schlussrechnung über 100.000 Euro zuzüglich 19.000 Euro Umsatzsteuer sieht folgendermaßen aus:

Umsatz 100.000 Euro
Umsatzsteuer 19 Prozent 19.000 Euro
Summe 119.000 Euro
abzgl. erhaltene Teilleistungen 47.600 Euro
= Restforderung 71.400 Euro

Da die Umsatzsteuer aus den Teilleistungsrechnungen in der Schlussrechnung nicht auftaucht, schuldet der Handwerker die volle Umsatzsteuer von 19.000 Euro.

Beispiel für richtige Schlussrechnung

  netto 19 Prozent Umsatzsteuer Brutto
Umsatz 100.000 Euro 19.000 Euro 119.000 Euro
abzgl. Teilleistung 1 20.000 Euro 3.800 Euro 23.800 Euro
abzgl. Teilleistung 2 20.000  Euro 3.800 Euro 23.800 Euro
Restforderung 60.000 Euro 11.400 Euro 71.400 Euro

Weitere Steuertipps gibt es imDHZ-Steuerarchiv. dhz

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